En mai dernier, un atelier sur la “Communication” regroupait à Rome les représentants de nos dix provinces / sections. C’était un premier atelier du genre depuis longtemps. En deuxième partie de cette semaine d’atelier, nous avions le privilège de rencontrer trois spécialistes de la communication, collaborateurs de l’association CREC-International (Centre de Recherche et d’Éducation à la Communication). Dans l’introduction à chacun de leurs ateliers, tous les trois ont confirmé ce que nous avions déjà perçu lors de notre réflexion sur l’élaboration d’un plan stratégique pour une meilleure communication : Comment nous présentons-nous? Sommes-nous des Missionnaires d’Afrique, sommes-nous des Pères Blancs? Quel est notre logo? Peut-on nous reconnaître dans les différents sites internet, blogs et autres réseaux sociaux en identifiant des couleurs et des styles personnalisés? Quelles sont les valeurs et les priorités spécifiques auxquelles nous adhérons et comment les faisons-nous passer au travers de notre communication? Et nos adresses courrielles, sont-elles identifiables dès le premier coup d’oeil? … Nous avons donc décidé de nous lancer dans une série de réflexions et d’actions pour établir la « marque de la Société » et ainsi d’en améliorer la « comm’ »
L’année passée déjà, nous réfléchissions avec les supérieurs provinciaux sur le manque de cohérence de nos adresses courrielles. Pour n’exposer qu’une seule province, celle dont je suis originaire, voici un exemple d’incohérence:
Provincial d’Europe : pep.prov@gmail.com
Assistant Provincial d’Europe : provasteu@gmail.com
Econome Provincial d’Europe : mafr.econ.prov@belgacom.net
Prov. délégué de Belgique : secteur@mafr.be
Econome délégué de Belgique : economat@mafr.be
Voyez-vous le manque de cohérence, aussi bien à gauche qu’à droite de l’arobase (@)? À gauche de l’arobase, une structure logique permettrait de composer une adresse officielle sans devoir consulter d’annuaire. À droite de l’arobase, le « domaine » devrait permettre à tous d’identifier sans trop de problème qui nous sommes. Si le secteur de Belgique est dans la bonne voie, son appartenance à une structure plus large n’est cependant pas évidente.
Au début de cette année, en accord avec le supérieur général et l’économe général, nous avons acquis le nom de domaine mafr.org qui nous identifie comme l’ « Organisation (Société) des Missionnaires d’Afrique ». Et lors de notre atelier communication, et mandatés par les provinciaux, nous avons finalisé la sémantique de nos futures adresses courrielles officielles.
Ayant acquis le nom de domaine mafr.org, toutes nos adresses officielles seront bientôt hébergées à la MG de Rome et seront du type …@mafr.org. Quand à la première partie de l’adresse, elle sera structurée en fonction de la province, du secteur, et de l’appellation du service auquel le courriel sera adressé. Pour les provinces, les trois lettres officielles seront utilisées, pour les secteurs, trois lettres également, approuvées par les délégués présents à l’atelier du mois de mai. Quant à la fonction, rien n’est parfait, mais il était important de choisir des abréviations qui seraient claires dans les deux langues de la Société.
Par exemple, pour reprendre le cas de l’Europe, voici quelques exemples d’adresses :
Provincial d’Europe : pep.prov@mafr.org
Assistant provincial d’Europe : pep.ast@mafr.org
Econome Provincial d’Europe : pep.econ@mafr.org
Prov. délégué de Belgique : pep.bel.del@mafr.org
Econome délégué de Belgique : pep.bel.econ@mafr.org
La liste complète, mise à jour régulièrement, peut-être téléchargée ici. Mais elle est susceptible d’être encore mise à jour d’ici le 1er octobre.
Les adresses seront créées pour le 1er septembre et opérationnelles pour le 1er octobre. N’employez donc pas ces nouvelles adresses avant le 1er octobre. Des instructions claires et précises seront envoyées aux utilisateurs de ces adresses courrielles pour qu’ils puissent mettre en place leur nouvelle adresse courrielle. Pendant un certain temps, les courriels envoyés aux anciennes adresses seront redirigés vers les nouvelles adresses.
D’autre part, chaque confrère pourra, en temps utile et s’il le désire, obtenir une adresse courrielle structurée, par exemple pour moi philippe.docq@mafr.org. Cela se fera à partir de janvier prochain, à travers le délégué à la communication de votre province.
